Coronaplan bij evenementen

Evenementen zijn onder voorwaarden weer toegestaan. Wilt u een evenement organiseren? Dan hebt u een vergunning nodig als u een groot evenement wil organiseren. Bij een klein evenement is een melding klein evenement vaak genoeg. Bij uw melding of aanvraag, moet u ook een coronaplan meesturen. Hierin schrijft u hoe zich gaat houden aan de coronamaatregelen (zie onderste uitklapmenu). Heeft u al een evenementenvergunning aangevraagd of een melding gedaan? Stuur ons dan zo snel mogelijk een coronaplan. U stelt het coronaplan op aan de hand van de punten hieronder:

Onderwerpen waar coronaplan uit moet bestaan

Uw coronaplan bestaat uit de volgende onderdelen: 

Inrichting terrein 

  • Maak een plattegrond van het terrein met inachtneming van de 1,5 meter afstand.
  • Geef duidelijk aan waar de ingang/uitgang is.
  • Geef de looproute aan, stel zo nodig éénrichtingverkeer in (ook backstage).
  • Bereken de netto oppervlakte (zonder bouwsels, sanitair, bar etc.) van het terrein.
  • Bereken het aantal bezoeker dat u op het terrein kwijt kunt:
    • voor stilstaande (groepjes) mensen geldt een bezettingsgraad van 3,6 m² per persoon; hiermee kunnen er 27 personen op 100 m².
    • voor bewegende (groepjes) mensen geldt een bezettingsgraad van 4,7 m² per persoon; hiermee kunnen er 21 personen op 100 m².
  • Zorg voor voldoende ruimte op plaatsen waar bezoekers iets kopen, ook voor de wachtrij.

Op- en afbouw 

  • Maak duidelijke afspraken met leveranciers wie wanneer aanwezig is, om het aantal medewerkers  zo beperkt mogelijk te houden. Beschrijf dit met een tijdslijn. 

Entree

  • Welke hygienevoorzieningen zijn er voor de bezoekers (bijvoorbeeld handgel).
  • Beschrijf hoe u de gezondheidscheck, placering (vaste zitplaats), reservering en registratieplicht (naam- en contactgegevens achterlaten) voor bezoekers regelt. 
  • Hoeveel personen wilt u toelaten tot het evenement?  Per persoon is minimaal 2 m² nodig om op 1,5 meter te kunnen blijven. Maar houd daarnaast ook rekening met meer ruimte maar er is meer ruimte nodig voor bewegingen. Zie ook hierboven bij 'Inrichting terrein'. 
  • Hoe voorkomt u dat er niet te veel personen op het terrein zijn?
  • Is online reservering mogelijk of noodzakelijk?
  • Is het mogelijk om met tijdvakken te werken?
  • Als er  een toegangsprijs is: is pinnen of contactloos betalen mogelijk?

Informatie bezoekers

  • Beschrijf hoe u bezoekers informeert over de corona richtlijnen (flyers, banners, borden op duidelijk zichtbare plaatsen).

Horecavoorzieningen

  • Voor eet- en drinkgelegenheden op evenementen gelden dezelfde corona- regels als voor horeca. Beschrijf hoe u zich hieraan houdt. 
  • Beschrijf hoe het barpersoneel voldoende is beschermd (plexiglas, doorschijnend zeil)
  • Beschrijf hoe de hygiëne maatregelen zijn geregeld (handschoenen, mondkapjes)
  • Beschrijf hoe de betaling voor consumpties is geregeld (bijv. éénmalige consumptiebonnen)
  • Werk met disposables in plaats van met herbruikbare glazen

Sanitaire voorzieningen

  •   Beschrijf de looproute naar de toiletten
  •   Zijn de toiletten en de handenwasgelegenheden op voldoende afstand van elkaar?
  •   Beschrijf hoe / hoe vaak de toiletten worden gereinigd
  •   Hoe zorgt u voor voldoende ruimte voor de wachtenden?

Contactpersoon en toezicht

  •     Welke persoon is namens de organisatie verantwoordelijk voor de uitvoer van de coronamaatregelen? Dit is ook het aanspreekpunt voor de hulpdiensten en toezichthouders.
  •     Maak een telefoonlijst met de namen en nummers van de verantwoordelijke personen voor de diverse disciplines in de organisatie (entree, catering, backstage etc.)
  •     Hoe is de beveiliging en/of toezicht geregeld?

Ontruiming

  • Beschrijf wanneer u overgaat tot ontruiming, wie de verantwoordelijke persoon is en hoe de ontruiming wordt uitgevoerd.

Tot slot

  • Zorg dat iedereen op de hoogte is van het coronaplan. Bespreek dit plan daarom met alle vrijwilligers, medewerkers van de catering, standhouders en andere personen die op het terrein aanwezig zijn

Algemene landelijke coronaregels evenementen 

Het is weer mogelijk om onder voorwaarden evenementen te oragniseren. Wel is het zo dat de regels tussentijds kunnen veranderen (bijvoorbeeld bij een nieuwe uitbraak). Dat kan gevolgen hebben voor (de doorgang van) het evenement. Houd daar altijd rekening mee. De landelijke en lokale regels op dit moment zijn: 

  • Het maximale aantal bezoekers binnen is 30 personen en buiten is 40 personen (inclusief kinderen, exclusief personeel).
  • Er moet voldoende ruimte zijn om 1,5 meter afstand te houden.
  • Mensen moeten zitten op een vaste zitplaats
  • Gasten mogen niet van plek wisselen of dansen.
  • Er moet vooraf gereserveerd worden
  • Er moet een gezondheidscheck gedaan worden.
  • Het is verplicht om te registreren wie er aanwezig zijn. Bezoekers werken hier vrijwillig aan mee en kunnen de toegang niet geweigerd worden als ze dit niet willen.
  • Bij klachten blijven mensen thuis, dit geldt ook voor bruiloften en uitvaarten.

Voor evenementen (binnen en buiten) met een doorstroom van bezoekers geldt dat in overleg met de veiligheidsregio een maximaal aantal personen wordt bepaald. Hierbij moet rekening worden gehouden met de oppervlakte en de overige bestaande regels. Voor eet- en drinkgelegenheden op evenementen gelden dezelfde regels als voor horeca. Voor meer informatie zie de website van de RIjksoverheid en de noodverordening die in onze regio geldt