Hier wordt aangegeven hoe de gemeente Wageningen handelt bij ontvangst, beantwoording en archivering van e-mail en andere vormen van elektronische communicatie. Deze richtlijnen zijn onder andere gebaseerd op de e-mailgedragslijn voor overheden, die is opgesteld door www.burger.overheid.nl/.
Inhoud website
De gemeente Wageningen is verantwoordelijk voor de inhoud van deze website. De gemeente doet er alles aan deze actueel te houden. Komt u desondanks toch iets tegen dat niet correct of verouderd is, dan kunt u de gemeente hierop wijzen (per e-mail, telefoon of aan de balie).
Bereikbaarheid
De gemeente Wageningen is op verschillende wijzen bereikbaar.
Voor contact per e-mail is een centraal postbus ingericht,
gemeente@wageningen.nl.
Ambtenaren hebben daarnaast persoonlijke e-mailpostbussen en zijn
er e-mailpostbussen voor specifieke gemeentelijke balies. In
verband met de registratie, verspreiding en archivering verdient
het de aanbeveling om altijd het centrale e-mailadres gemeente@wageningen.nl te
gebruiken. De gemeente Wageningen kan ook bereikt worden via het
reactieformulier op de website en door middel van een verkort
reactieformulier onder iedere pagina in de website. Deze formulier
komen na versturing ook binnen op het postbus gemeente@wageningen.nl. Voor
andere vormen van contact met de gemeente, zie de contactgegevens
van de
gemeente Wageningen.
Voor het aanvragen van een officiële beslissing van de gemeente Wageningen waaraan rechtsgevolgen verbonden zijn (zoals een vergunning, een subsidiebesluit of een overeenkomst), heeft u verschillende mogelijkheden. U kunt gebruik maken van:
- een online aanvraagformulier dat in de digitale balie beschikbaar is;
- een formulier dat in pdf-vorm in de digitale balie beschikbaar is. Dit bestand dient u dan te downloaden en uit te printen, waarna u het dient in te vullen, te ondertekenen en op te sturen;
- een origineel papieren formulier. Deze formulieren kunt u telefonisch aanvragen via tel. (0317) 492911.
Ontvangstbevestiging
Bij binnenkomst van een e-mail gericht aan gemeente@wageningen.nl en een reactieformulier wordt het bericht beoordeeld op registratiewaarde. Als het document geregistreerd is, wordt het in behandeling genomen en ontvangt u een ontvangstbevestiging, tenzij de betreffende e-mail direct wordt afgehandeld. In de ontvangstbevestiging wordt een referentienummer meegegeven waarnaar de aanvrager kan verwijzen en wordt de behandelende afdeling genoemd. Van een aanvraag via de digitale balie ontvangt u altijd een ontvangstbevestiging, bij deze ontvangstbevestiging wordt echter geen referentienummer meegestuurd.
Behandeling
De gemeente Wageningen streeft ernaar om e-mailberichten, die bij het centrale e-mailadres gemeente@wageningen.nl binnenkomen, zo snel mogelijk te beantwoorden. In sommige gevallen kan dit meer tijd vergen, omdat we bepaalde werkzaamheden voor u moeten verrichten. In zo'n geval wordt de afzender geïnformeerd over de verwachte afhandelingtermijn. Wanneer de gemeente Wageningen voorziet dat een toegezegde afhandelingtermijn niet kan worden nagekomen, stelt zij de afzender hiervan direct op de hoogte en geeft een nieuwe termijn af. Alle informatie, die u ons verstrekt, behandelt de gemeente vertrouwelijk. Persoons- of adresgegevens gebruikt de gemeente uitsluitend waarvoor u deze heeft verstrekt.
Archivering
E-mails en ingevulde formulieren (ook ingevulde reactieformulieren) worden op een goede en veilige manier gearchiveerd, volgens dezelfde regels die gelden voor brieven.
E-mailberichten die u ontvangt van de gemeente
E-mailberichten die u ontvangt van de gemeente Wageningen zijn
vertrouwelijk en uitsluitend bedoeld voor de geadresseerde. Indien
u een e-mailbericht ontvangt en niet de geadresseerde bent, wordt u
verzocht de afzender hiervan in kennis te stellen, het
e-mailbericht naar de juiste persoon door te sturen of dit bericht
te vernietigen.
Een e-mailbericht dat u van de gemeente Wageningen ontvangt is
altijd informatief van aard. De formele beantwoording op aanvragen,
bezwaren en klachten zal altijd schriftelijk plaatsvinden. Voor
deze schriftelijke beantwoording is het noodzakelijk dat u uw
adres, postcode en woonplaats mailt.
De gemeente Wageningen betracht de grootst mogelijke zorgvuldigheid
bij het voorkomen van virussen in de bijlage(n) bij e-mailberichten
die zij verstuurt. Desondanks dient u zelf de bijlage(n) te
controleren op de aanwezigheid van virussen.